Informationen zur Datenverarbeitung
V2 (022024)
Für die Bearbeitung von Bewerbungen nutzt WhiteWall Media GmbH den Dienst onlyfy application manager (by XING). Mit dieser Datenschutzerklärung werden Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten durch den Dienst onlyfy application manager sowie durch WhiteWall Media GmbH informiert.
Gemeinsame Verantwortlichkeit
Hinsichtlich des Zusammenwirkens im Unternehmens-Account von WhiteWall Media GmbH besteht eine sogenannte gemeinsame Verantwortlichkeit von WhiteWall Media GmbH und New Work SE gemäß Art. 26 DSGVO, da sie i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen. Die aktuelle Version der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO, die die New Work SE mit den Unternehmen schließt, die onlyfy application manager nutzen, können Sie hier als Anhang zu den AGB https://www.xing.com/terms/onlyfy-one einsehen, um sich über das Wesentliche der Vereinbarung zu informieren.
Datenverarbeitung durch die New Work SE
onlyfy application manager ist Teil des umfassenden Dienstes XING der New Work SE, der den Zweck verfolgt, durch eine Vielfalt unterschiedlicher Anwendungen (onlyfy application manager ebenso wie das berufliche soziale Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING, kununu etc.) zur Verbesserung und Vereinfachung des Berufslebens der Nutzer beizutragen sowie die Arbeitswelt für den Einzelnen erfüllender und gleichzeitig Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Bei onlyfy application manager als Teil des umfassenden Dienstes XING handelt es sich um eine Online-Plattform, auf der bzw. über die Talente und Unternehmen zusammenkommen.
Hinsichtlich der Datenverarbeitung für die die New Work SE allein verantwortlich oder im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit WhiteWall Media GmbH zuständig ist, erhalten Sie nähere Informationen in der Datenschutzerklärung von XING, https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung. Dort finden Sie auch die Kontaktdaten der New Work SE sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten der New Work SE.
Bewerbungen mit onlyfy application manager
Mit Absenden der Bewerbung gehen Sie ein Nutzungsverhältnis mit der New Work SE ein, um Ihre Bewerbung(en) abwickeln zu können. Sie erhalten des Weiteren Support-Leistungen und die New Work SE kann Ihnen weitere Möglichkeiten aufzeigen, die Sie in Ihrem Berufsweg unterstützen können. Es wird nicht automatisch ein öffentliches Profil im beruflichen sozialen Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING für Sie erstellt. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten durch die New Work SE ist folglich insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung in Erfüllung eines Vertrages).
Unterbrechung Ihrer Online-Bewerbung
Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden Cookies eingesetzt. Von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden im Unternehmens-Account von WhiteWall Media GmbH in onlyfy application manager erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/oder nicht abschließen. In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für WhiteWall Media GmbH eingeschränkt einsehbar.
Hinweise zu speziellen Funktionen von onlyfy application manager
Kalenderfunktion
Wenn die Kalenderfunktion verwendet wird, werden Ihre Daten im Rahmen und zum Zweck der Terminvereinbarung im Bewerbungsverfahren verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO. Die Kalenderfunktion wird von einem IT-Dienstleister (Cronofy Ltd., Vereinigtes Königreich) zur Verfügung gestellt. Das Vereinigte Königreich ist auf Grund des Angemessenheitsbeschlusses der europäischen Kommission als sicheres Drittland eingestuft. Hier finden Sie nähere Informationen zum Datenschutz von Cronofy: https://www.cronofy.com/gdpr/ und https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/.
WhatsApp Bewerbung
Soweit Sie die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion nutzen, ist Rechtsgrundlage für die Kommunikation Ihre jederzeit widerrufliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO). Bei einer Bewerbung via WhatsApp werden über einen WhatsApp-Chat alle notwendigen Bewerberinformationen abgefragt. Die Daten werden dann über einen Dienstleister direkt in onlyfy application manager eingespielt und dort im Rahmen und zum Zweck des normalen Bewerbungsprozesses weiterverarbeitet.
Die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion wird von einem IT-Dienstleister (PitchYou) zur Verfügung gestellt, der hierzu Zugriff auf Ihre Daten nehmen kann. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.pitchyou.de/datenschutz. Kandidatendaten aus „Bewerbung per WhatsApp" werden über eine Schnittstelle in onlyfy application manager übertragen und unmittelbar nach der Übertragung aus der „Bewerbung per WhatsApp" Infrastruktur in PitchYou gelöscht. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann ausschließlich direkt in onlyfy application manager.
Bitte beachten Sie, dass Sie zur Bewerbung Ihren eigenen privaten WhatsApp Account verwenden und daher eine Übermittlung, insbesondere in die USA, nicht ausgeschlossen werden kann.Die Datenschutzinformationen von WhatsApp, etwa zu deren Verarbeitungen oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte gegenüber WhatsApp, finden Sie hier: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.
Nach Ihrer Einwilligung wird Ihre Bewerbung via WhatsApp durch PitchYou an onlyfy application manager übermittelt. Ein Widerruf der Übermittlung ist jederzeit möglich. Ihre Bewerberdaten werden jedoch nach der Übertragung an onlyfy application manager in der Infrastruktur von PitchYou ohnehin gelöscht, so dass eine weitere Verarbeitung durch PitchYou nicht stattfindet.
Anwendbarkeit des Schweizer Datenschutzgesetzes
Das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (Schweizer DSG) gilt für Sachverhalte, die sich in der Schweiz auswirken, auch wenn sie im Ausland veranlasst werden. Diese Datenschutzerklärung dient entsprechend sowohl der Information gemäß EU-DSGVO also auch gemäß Schweizer DSG. Es werden die Begriffe der EU-DSGVO verwendet, also insbesondere „Verarbeitung“, „personenbezogene Daten“, „berechtigtes Interesse" sowie "besondere Kategorien von Daten" statt der im Schweizer DSG verwendeten Begriffe „Bearbeitung“, „Personendaten“, "überwiegendes Interesse" und "besonders schützenswerte Personendaten". Wenn das Schweizer DSG anwendbar ist, bestimmen sich die entsprechenden Begriffe nach dem Schweizer DSG. Den Namen und die Adresse unserer Vertretung in der Schweiz finden Sie im Impressum | XING.
Registrierung über das Bewerberportal
Kooperation mit Prescreen International GmbH
Die Prescreen International GmbH, Mariahilfer Straße 17, 1060 Wien (nachfolgend „Prescreen“, „wir“, „uns“) betreibt das E-Recruiting System „Prescreen“ unter der Domain *.jobbase.io nachfolgend („jobbase.io“), auf dem Unternehmen Stellenanzeigen schalten sowie Bewerbungen empfangen und verwalten können. Prescreen verarbeitet im Rahmen dieser Tätigkeiten personenbezogene Daten im Auftrag und für die Zwecke des Unternehmens WhiteWall Media GmbH , mit dem Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung in Kontakt treten wollen. Dieses Unternehmen ist als datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle im Sinne des Art 4 Z 7 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu qualifizieren. Prescreen fungiert in diesem Verhältnis als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art 4 Z 8 DSGVO. Für Prescreen ist der Schutz und die Vertraulichkeit Ihrer Daten von besonderer Bedeutung. Selbstverständlich werden Ihre Daten ausschließlich entsprechend den jeweils geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG), dem österreichischen Telekommunikationsgesetz (TKG), dem deutschen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem deutschen Telemediengesetz (TMG), verarbeitet. Diese Datenschutzerklärung entspricht außerdem allen gesetzlichen Voraussetzungen, die mit Inkrafttreten der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtend werden. Die DSGVO gilt ab 25. Mai 2018. In keinem Fall wird Prescreen Ihre personenbezogenen Daten unbefugt zu Werbe-, Marketing- oder anderen Zwecken an Dritte weitergeben. Sollten Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben, können Sie sich per E-Mail an dataprotection@whitewall.com an das verantwortliche Unternehmen WhiteWall Media GmbH wenden.
- Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortliche Stelle für alle eingehenden Bewerbungen innerhalb des Unternehmens:
WhiteWall Media GmbH
Europaallee 59
50226 Frechen
Deutschland
Tel: +49 30 22 38 14 62
E-Mail: info@whitewall.com
- Woher beziehen wir die erhobenen Daten?
Wir erheben und verarbeiten lediglich die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen an uns übermittelten personenbezogenen Daten und im Bewerbungsportal zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung notwendigen Daten:
Dabei handelt es sich um die nachstehend aufgeführten Daten (Art der Daten):
Personalien Name, Adresse, und andere Kontaktdaten, Geburtsort, Geburtstag, Staatsangehörigkeit
Qualifikationspapiere Zeugnisse, Bewertungen o.ä. Ausbildungsnachweise
- Zu welchem Zweck werden die erhobenen Daten verarbeitet (Rechtsgrundlage)?
Die Verarbeitung erfolgt unter Berücksichtigung und im Einklang mit der geltenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz-neu (BDSG-neu), bereichsspezifischen Datenschutznormen im Zuge des Bewerbungsverfahrens wie bspw. das Sozialgesetzbuch, Telekommunikationsgesetz und Betriebsverfassungsgesetz.
- Verarbeitung im Rahmen der Interessenabwägung
Wir verarbeiten Ihre Daten, sofern erforderlich, zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder berechtigter Interessen Dritter. In Frage kommen da bspw. die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung.
- Verarbeitung auf Grunde der erteilten Einwilligung
Mit Einwilligung Ihrerseits, zur Verarbeitung personenbezogener Daten, zur bspw. längerfristigen Aufbewahrung Ihrer Daten, stützt sich die Rechtmäßigkeit der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Basis Ihrer uns gegenüber erteilten Einwilligung. Diese kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf wirkt zukünftig und kann nicht rückwirkend erteilt werden. Kommt es zum Widerruf der Verarbeitung der erhobenen personenbezogenen Daten, kann der Zweck, für welche diese erhoben wurden, nicht mehr erfüllt bzw. umgesetzt werden.
- An wen werden die erhobenen personenbezogenen Daten weitergeleitet?
Die erhobenen Daten werden innerhalb unseres Unternehmens an die zuständigen Stellen, welche mit der Bearbeitung des Bewerbungsverfahrens betraut wurden und diese zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten benötigen weitergeleitet. Mit dem Unternehmen zusammenarbeitende Auftragsverarbeiter können ebenfalls Ihre Daten zu genannten Zwecken erhalten. Dies betrifft auch Unternehmen im Bereich IT-Dienstleistungen. An dieser Stelle ist zu erwähnen, dass wir auch bei Weitergabe an Dritte, in eben beschriebenen Umständen, die datenschutzrechtlichen Vorschriften wahren und berücksichtigen.
Die Weitergabe Ihrer Daten erfolgt lediglich auf Grund gesetzlicher Vorschriften, Ihrer uns gegenüber erteilter Einwilligung oder wenn wir zu einer Auskunft über diese befugt sind.
Auftragsverarbeitung durch Prescreen International GmbH, Mariahilfer Straße 17, 1060 Wien:
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung erhobenen Daten werden weder veröffentlicht noch unberechtigt, insbesondere also ohne Ihre Einwilligung, an Dritte weitergegeben. Abgesehen von unseren Mitarbeitern, welche Ihre Daten im Rahmen der Erbringung unserer Dienstleistungen verarbeiten, geben wir Ihre personenbezogenen Daten an folgende Empfänger weiter:
- An Unternehmen, zu denen im Rahmen Ihres Bewerbungsverfahrens Kontakt aufgenommen werden soll.
- Bei der Zurverfügungstellung unserer Services unterstützen uns Subauftragsverarbeiter als IT-Dienstleister und im Rahmen von Hosting-Dienstleistungen.
Diese haben Ihre Unternehmenssitze in Österreich und Deutschland. Falls weitere Auftragsverarbeiter mit einer Wartungstätigkeit beauftragt werden, können diese Auftragsverarbeiter im Zuge ihrer Arbeit Zugriff auf Ihre Daten erhalten. Prescreen verpflichtet die Auftragsverarbeiter in einem solchen Fall vertraglich zur Einhaltung der anwendbaren Datenschutzbestimmungen, sowie der Bestimmungen zu Datenschutz und Geheimhaltung nach diesem Vertrag.
Prescreen kann rechtlich zur Herausgabe Ihrer Daten verpflichtet sein, wenn sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen des Auftraggebers vor einer Behörde notwendig sind. Soweit Prescreen Ihre Daten in einer Weise nutzen will, die über das vorstehend Beschriebene hinausgeht, wird Prescreen vorab Ihre ausdrückliche Einwilligung einholen.
- Was sind Cookies?
Prescreen verwendet beim Betrieb der Webseite “Cookies”. Diese dienen dazu, Ihre Onlinebewerbung nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner gespeichert werden. Sitzungsbezogene „Session-Cookies“ werden gelöscht, sobald Sie unsere Website wieder verlassen. Permanente Cookies verbleiben hingegen bis zur Löschung durch Ihren Browser auf der Festplatte Ihres Computers gespeichert (z.B. um später zu einem laufenden Bewerbungsprozess zurückkehren zu können). Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern. Beachten Sie aber, dass Sie dann in diesem Fall gegebenenfalls nicht alle Funktionen von Prescreen vollumfänglich nutzen können.
Cookies können notwendig sein, um die „Funktionalität“ der Webseite aufrecht zu halten. Der Einsatz solcher Cookies ist nicht zustimmungspflichtig und kann daher nicht deaktiviert werden. Cookies die dem Zweck der „Analyse“ Ihres Verhaltens auf unserer Website dienen, werden nur mit Ihrer Zustimmung gesetzt. Falls wir zustimmungspflichtige Cookies verwenden, erscheint beim erstmaligen Aufrufen unserer Website ein Cookie-Banner, auf dem Sie der Verwendung von zustimmungspflichtigen Cookies zustimmen können. Sofern Sie zu einem späteren Zeitpunkt Ihre Cookie-Einstellungen ändern möchten, können Sie diese Änderung auf der Website unter dem Bereich „Cookies“ vornehmen
PHPSESSID | Session Cookie | Funktionalität | Dieses Cookie dient der Identifizierung des Nutzers während der Benutzung von Prescreen. Das Cookie ist für die korrekte Funktionalität zwingend erforderlich. Das Cookie verliert beim Schließen des Browsers seine Gültigkeit. | jobba se.io |
REMEMBERME | Permanent Cookie | Funktionalität | Dieses Cookie dient zur Wiederherstellung einer abgelaufenen Session. Das Cookie verliert nach 2 Wochen seine Gültigkeit. | jobba se.io |
- Wie lange werden die im Bewerbungsverfahren erhobenen Daten gespeichert?
Personenbezogene Daten von abgelehnten Bewerbern werden für eine maximale Dauer von sechs Monaten, beginnend mit dem Tag der Ablehnung der Bewerbung, gespeichert. Falls Sie im Zuge Ihres Bewerbungsverfahrens eine längere Speicherdauer bevorzugen (etwa um Ihren Bewerbungsprozess später fortzuführen), bitten wir Sie, diese Einstellungen bei der Registrierung entsprechend vorzunehmen.
Längere Speicherfristen können sich auch daraus ergeben, dass die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen vor einer Behörde notwendig sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Daten werden so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung dieser Zwecke erforderlich ist.
- Kommt es zu einer Übermittlung an Drittländer?
Eine Datenübermittlung in ein Drittland, d.h. Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraum-EWR findet nicht statt.
- Welche Rechte kann ich geltend machen?
Im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben aus der DSGVO und dem BDSG-neu, hat jeder Betroffene das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten, das Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung dieser sowie das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung und das Recht auf Datenübertragbarkeit. Bei Geltendmachung des Rechts auf Auskunft- als auch Löschung, sind die Einschränkungen der §§ 33, 34 BDSG-neu zu berücksichtigen. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG-neu.
- Müssen Daten verpflichtend bereitgestellt werden?
Sie müssen nur die im Bewerbungsverfahren erforderlichen Daten bereitstellen. Eine Pflicht bestimmte Daten uns gegenüber bereitzustellen besteht nicht. Allerdings kann ohne Bereitstellung der erforderlichen Daten Ihrerseits i.d.R. ein angemessenen Bewerbungsverfahren nicht realisiert werden.
- Inwieweit liegt eine automatische Entscheidungsfindung im Einzelfall vor?
Innerhalb unseres Bewerbungsverfahrens finden keinerlei automatisierten Entscheidungsverfahren Anwendung.
- Kommt es mittels der erfassten Daten zu einer Profilbildung (Scoring)?
Wir nutzen keine Daten zur Profilbildung für die Begründung und Durchführung des Bewerbungsverfahrens.
- Widerrufsmöglichkeit
Sie können erteilte datenschutzrechtliche Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Um von der Möglichkeit eines Widerrufs Ihrer Zustimmung Gebrauch zu machen, wenden Sie sich bitte per E-Mail an dataprotection@whitewall.com an das verantwortliche Unternehmen WhiteWall Media GmbH.